"Förbered dig väl inför uppsägningssamtalet"

Sakligt, tydligt och med snabb uppföljning, det är några av råden som experten på ledarskap, Anders Kinding ger chefer som måste säga upp medarbetare.

NAMN: Anders Kinding
ÅLDER: 60 år
FAMILJ: Fru, vuxen son, tre barnbarn
BOR: I Sigtuna
GÖR: Konsult specialiserad på karriärutveckling, outplacement och ledarutbildning. Författare, Senior Consultant på Positively Group.

Anders3

Om ni som organisation eller företag står inför situationen att säga upp medarbetare, gör då först en ordentlig kompetensinventering, en genomtänkt plan. Fråga er själva; ”vilka kompetenser måste absolut vara kvar för att vår verksamhet ska fungera” När det beslutet är fattat och förankrat, behöver alla medarbetarna få informationen samma dag, i den mån det är möjligt. Det är rådet från Anders Kinding som arbetat i många år med att utbilda chefer.

Anders har tillsammans med sin före detta kollega Eva Gotthardson skrivit boken; Ledarrollen vid uppsägningar. Orsaken till att de skrev boken var att de upplevde att så många chefer bar sig osäkert och stressigt åt vid uppsägningar av sina medarbetare.
– Chefer lär sig att rekrytera, introducera, informera, utvärdera och allt annat kring ledarskap och ledarrollen. Men att säga upp, det spar man tills det blir aktuellt, säger Anders Kinding.

När det står klart att man måste säga upp medarbetare, och de nya målen är satta, vad gör man då?

– När ledningen har fattat beslutet är det dags för MBL-förhandlingar, med de fackliga representanterna. Här är det viktigt att alla inblandade håller informationen för sig själva, tills alla medarbetare kan samlas och informeras samtidigt.

Hur fort ska man gå ut med information om uppsägningen?

– Så snabbt som möjligt. Om alla medarbetare finns i samma lokaler, så bör man träffa alla som ska sägas upp individuellt, direkt på morgonen. De som befinner sig på semester eller föräldraledighet eller liknande, bör kontaktas per telefon helst samma dag.

Vem ska vara med under samtalet?

– Närmaste chefen och medarbetaren. Aldrig två mot en. Vill medarbetaren ha med sig något ”vittne”, då kan hon eller han ta med sig någon. Det behöver inte vara en facklig representant. Den personen är observatör. Personen kan göra anteckningar eller spela in. Observatören får dock inte blanda sig in i samtalet.

Hur ska man tänka kring de som stannar kvar?

– När alla som ska sägas upp fått sitt individuella besked under förmiddagen, då samlar man övriga för ett möte, och förklarar att man pratat med de som ska sägas upp. Man förklarar då att de som är kvar i rummet får stanna. De som blivit uppsagda får gärna vara med på det mötet, för att se att det är samma information som ges. Sedan berättar man kort om hur den nya organisationen ser ut.

Det ideala tycker Anders är att den uppsagda medarbetaren ska kunna bli arbetsbefriad under hela uppsägningstiden. Har man blivit uppsagd är det mänskligt att fokus och lojalitet inte längre är på jobbet, och då är kanske inte heller längre prestationerna är på topp, menar han.

Vad ger man för budskap till de som är kvar?

Anders2

– Redan från första mötet så förklarar man att det inte handlar om att alla ska springa snabbare, utan att man måste se över hela verksamheten för att kunna bedöma vad man behöver förändra. Man säger; ”Det finns en plan och den ser ut såhär, de närmsta tre veckorna.”

Efter ett par veckor bör de framåtriktade mötena inledas. Nu ska den nya verksamheten utformas, och då är det viktigt att alla är delaktiga. Då handlar det om basic ledarskap. Hur man gör man när man startar upp ett företag. Man pratar mål, resurser och ansvarsfördelning.

Vilka är de vanligaste felen en chef gör i ett sådant här sammanhang?

– Att tro att man grejar samtalen utan förberedelse. Ett dåligt uppsägningssamtal drabbar alla. De kvarvarande, de pratar sinsemellan. De som blir uppsagda, de tar med sig erfarenheten till nästa jobb. Under en sådan här dag har chefen meddelat uppsägningar under förmiddagen, haft möte med de som ska stanna runt lunchtid. På eftermiddagen är det dags att sitta ned med sina chefskollegor, som också har haft en liknande dag.

– Man kan delge varandra hur man känt under dagen. Har man inte så många chefskollegor, så kan man prata med sin närmaste chef, mentor eller få ett samtal med företagshälsan. Du kan känna dig maktlös och ibland orättvisst behandlad när du befinner dig mitt i den här situationen Men efteråt kommer du definitivt att vara en bättre chef och ännu mer erfaren ledare, avslutar Anders.

Text: Birgitta Stolt
Foto: Theresia Köhlin