Omställningsfondens behandling av personuppgifter

Omställningsfondens ändamål med att behandla dina personuppgifter är i första hand att fullgöra våra åtaganden gentemot dig och åtaganden med anledning av våra uppdrag.Omställningsfondens behandling av personuppgifter styrs av och följer dataskyddsförordningen (GDPR).

En anledning till att du finns med i vårt register kan vara att du har någon av dessa roller:

  • Jobbsökare hos oss genom omställningsavtalet
  • Har anmält medarbetare till oss inom ramen för Omställningsavtal KOM-KL
  • Har ansökt om eller angivits som kontaktperson vid ansökan om medel inom ramen för TLO-KL
  • Har deltagit på några av våra seminarier
  • Har anmält intresse för vårt nyhetsbrev eller Omställningsfondens verksamhet
  • Har anlitats som konsult
  • Du finns som intressent hos parter för Omställningsavtalet KOM-KL

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Du är anmäld som jobbsökare

Inhämtande av data

Uppgifter om dig som jobbsökare inkommer till oss antingen i samband med att arbetsgivaren anmäler dig som uppsagd eller genom att du själv delar information med oss, exempelvis via mejl till handläggare eller rådgivare

Vad som lagras

Personuppgifter som personnummer, namn, kontaktuppgifter samt anställningsuppgifter vi behöver för att avgöra om du uppfyller villkoren för att omfattas av Omställningsavtal KOM-KL. Övriga uppgifter vi får från dig som behövs för att kunna utföra vårt uppdrag.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Du får a-kasseutfyllnad från oss

Inhämtande av data

Uppgifter hämtas i samband med arbetsgivarens anmälan av dig som uppsagd, vid din ansökan om ersättning samt vid eventuell filöverföring från a-kassan.

Vad som lagras

För att kunna bedöma utbetalningen av din a-kasseutfyllnad behöver Omställningsfonden uppgifter om antalet utbetalade ersättningsdagar från din a-kassa. Med ditt godkännande (samtycke) kan din a-kassa lämna dessa uppgifter direkt till Omställningsfonden. Godkännandet innebär att du inte behöver skicka in specifikationer om ersättning från a-kassan inför varje utbetalning. Du har alltid möjlighet att ta tillbaka ditt godkännande.

Arbetslöshetskassornas hantering och utbetalning av arbetslöshetsersättning utgör myndighetsutövning. All information som ligger som underlag för bedömning av den enskilda personens rätt till ersättning används enligt Lag om arbetslöshetsförsäkring (1997:238). En stor del av uppgifterna omfattas av sekretess enligt Lagom offentlighet och sekretess (2009:400). Sådana uppgifter kan inte lämnas ut till Omställningsfonden utan ett uttryckligt samtycke från dig.

När du samtycker till behandlingen innebär det att dina personuppgifter får behandlas genom att de överförs från den arbetslöshetskassa som du är medlem i till Omställningsfonden. Uppgifterna kommer hos Omställningsfonden att användas för att fastställa och säkerställa rätten till a-kasseutfyllnad.

Om du har gett ditt samtycke till att arbetslöshetskassan får lämna uppgifter till Omställningsfonden lagras följande uppgifter:

  • Ersättning från och med visst datum
  • Ersättning till och med visst datum
  • Tilldelade ersättningsdagar
  • Erhållna ersättningsdagar

Lagringstid

Dina uppgifter får endast inhämtas från a-kassorna under tiden ditt ärende avseende a-kasseutfyllnad är aktuellt hos Omställningsfonden. Dina uppgifter sparas endast under den tid du är eller kan vara aktuell för a-kasseutfyllnad hos Omställningsfonden, eller vad som fordras enligt lag och förordning.

Du har möjlighet att återta ett lämnat samtycke eller att avstå från att ge ett sådant samtycke. Du får då inför varje utbetalningstillfälle manuellt skicka in de uppgifter som behövs för Omställningsfondens bedömning av nästa utbetalning.

Du får ersättning istället för a-kassa från oss

Inhämtande av data

Uppgifter hämtas i samband med arbetsgivarens anmälan av dig som uppsagd samt vid din ansökan om ersättning och utbetalning.

Vad som lagras

Vilka dagar och i vilken utsträckning du har deltagit i en insats.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Deltagare

Inhämtande av data

Du har anmälts som deltagare i insats som din arbetsgivare köpt eller sökt medel för inom ramen för TLO-KL.

Vad som lagras

Födelsedatum, kön, namn och kontaktuppgifter samt information om insatsen du ska ta del av och varför.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Kontaktperson KOM-KL

Inhämtande av data

Dina uppgifter finns hos oss på grund av något av följande:

  • Du har anmält uppsagda medarbetare
  • Du har angetts som personalchef vid anmälan av uppsagda medarbetare
  • Du har angetts som närmaste chef vid anmälan av uppsagda medarbetare
  • Du har angetts som övrig kontaktperson vid anmälan av uppsagda medarbetare

Vad som lagras

Namn och befattning, kontaktuppgifter samt din relation till den anmälan som kommit in. Uppgifter som inkommer vid eventuella telefon- eller mejlkonversationer med dig.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Kontaktperson TLO-KL

Inhämtande av data

Dina uppgifter finns hos oss på grund av något av följande:

  • Du har anmälts som behörig att söka medel inom ramen för TLO-KL
  • Du står som avsändare för en ansökan om medel inom ramen för TLO-KL
  • Du står som praktisk ansvarig för en insats inom ramen för TLO-KL
  • Du har angetts som övrig kontaktperson vid ansökan om medel inom ramen för TLO-KL

Vad som lagras

Namn och befattning, kontaktuppgifter samt din relation till den ansökan som kommit in. Uppgifter som inkommer vid eventuella telefon- eller mejlkonversationer med dig.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Intressentregister

Inhämtande av data

Du finns i SKL eller Pactas intressentregister som HR-chef/motsvarande.

Vad som lagras

Namn, befattning, e-postadress och arbetsgivare.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Specialister

Inhämtande av data

Dina uppgifter finns registrerade hos oss för att du jobbar på uppdrag av oss.

Vad som lagras

Namn och kontaktuppgifter, CV, konsultprofil, övriga uppgifter du valt att lämna till oss.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Visat intresse att arbeta hos oss

Inhämtande av data

När du söker tjänster använder Omställningsfonden dina personuppgifter endast för det ändamål som du lämnat dem för. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal samt förberedelser att ingå avtal.

Vad som lagras

De uppgifter du själv ger oss, inkluderat ditt CV, ditt personliga brev och annan information som du lämnar till oss eller till rekryteringspartner så som betyg och intyg. Dessutom kommer vi att registrera anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från eventuella tester.

Lagringstid

Omställningsfonden sparar ansökningar tills vidare efter det att rekryteringsperioden är över. Under 12 månader av den perioden är den lagliga grunden avtal, kopplat till gällande diskrimineringslagstiftning. För perioden efter 12 månader sker behandling med anledning av Omställningsfondens berättigade intresse att administrera organisationens rekrytering och kompetensförsörjning.

Du kan, oavsett om det är en spontanansökan eller ansökan om tjänst/roll, när som helst be att få dina uppgifter raderade.

När du deltar i våra kurser och event

Inhämtande av data

De uppgifter du lämnar i anmälningsformuläret och som vi behöver för att kunna hantera bokningar, önskemål om kost, informera dig om ändringar osv.

Vad som lagras

Namn, kontaktuppgifter, befattning, arbetsgivare, behov av specialkost, övrig information du väljer att lämna.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

När vi använder dina personuppgifter för att utvärdera vårt arbete

Inhämtande av data

Vi analyserar och utvärderar löpande vårt arbete i syfte att utveckla och förbättra våra tjänster och system. Vi kan till exempel skicka ut en enkät för att samla in åsikter och önskemål.

Vad som lagras

De svar du anger.

Lagringstid

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose behovet av att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster och system. Vi sparar dina uppgifter tills vidare från insamling och analys.

När du skickar mejl till oss

Inhämtande av data

När du skickar mejl till oss hanterar vi innehållet enligt vår IT-policy.

Vad som lagras

Om vi tar emot mejl med personuppgifter som behöver sparas för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag sparas det i lämpligt system.

Lagringstid

Om vi tar emot mejl med personuppgifter raderas det efter att det vid behov har förts över till lämpligt system.

Statistik, inbjudningar, marknadsföring och kommunikation

Inhämtande av data

Ändamålet med behandlingen för Omställningsfonden är att kunna analysera information om nuvarande kunder, leverantörer, jobbsökare, intressenter och samarbetspartners av både generell och riktad karaktär. Personuppgifter kan även användas för undersökningar, bearbetningar, inbjudningar till event/evenemang och för att besvara frågor samt i övrigt behandla dina frågor eller ärenden. Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse som utgörs av Omställningsfondens behov av att följa upp och marknadsföra/kommunicera sin verksamhet.

I de fall Omställningsfonden behandlar uppgifterna för statistiska ändamål så som marknads-, leverantörs- och andra analyser anonymiseras uppgifterna efter det att materialet sammanställts. Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse som utgörs av Omställningsfondens behov av att analysera och utveckla sin verksamhet.

Vad som lagras

De uppgifter vi behandlar är namn och kontaktuppgifter samt roll. Utöver det kan vi komma att behandla andra personuppgifter som vi redan har tillgång till enligt avtal eller annat berättigat intresse.

Därutöver inhämtar vi personuppgifter löpande från allmänt tillgängliga källor såsom privata och offentliga register, publika webbplatser etc.

Vid personlig kontakt samlar Omställningsfonden också in övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna.

Lagringstid

Uppgifterna lagras tills vidare om du inte meddelar oss att du inte längre vill finnas i våra register.

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter.

Säkerhet

Omställningsfonden har säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att Omställningsfonden ska kunna uppfylla angivna ändamål har tillgång till dem.

Delar vi med oss av dina uppgifter?

För att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden måste vi i vissa fall ta hjälp av andra aktörer. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som hjälper oss att skapa och underhålla vår IT-infrastruktur. Det kan också handla om andra aktörer, exempelvis a-kassor, Pacta eller SKL som bidrar genom kompletterande uppgifter.

Omställningsfonden samarbetar även med ett antal underleverantörer inom exempelvis omställning. Alla underleverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är så kallade personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag eller myndighet som behandlar personuppgifter för någon annans räkning. I de fall Omställningsfonden använder sig av personuppgiftsbiträden kommer Omställningsfonden att teckna skriftliga avtal med biträdena där de förbinder sig att följa Omställningsfondens behandlingsregler.

Vi förmedlar aldrig dina personuppgifter till någon annan tredje part.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka av dina personuppgifter som Omställningsfonden hanterar och för vilka ändamål. Det sker genom begäran om ett så kallat registerutdrag.

Vi är skyldiga att gratis, efter begäran, lämna besked om hur personuppgifter som rör dig behandlas eller inte. Behandlas sådana uppgifter skall skriftlig information lämnas också om vilka personuppgifter som behandlas om dig, varifrån dessa uppgifter har inhämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna har lämnats. Denna information lämnas i ett s.k. registerutdrag.

Skicka din begäran till admin@omstallningsfonden.se.

Du kan begära att dina personuppgifter rättas, så kallat ”Rätt till rättelse”, ifall uppgifterna är felaktiga.

Du har även rätt att kräva att Omställningsfonden raderar dina personuppgifter från Omställningsfondens samtliga system i vissa fall, exempelvis om det inte längre finns något syfte med att personuppgifterna behandlas. I lagen kallas detta ”Rätten att bli bortglömd”.

Omställningsfonden har rätt att neka din begäran om radering om det finns avtal eller legala skyldigheter som hindrar. Det kan bland annat vara skyldigheter som kommer från andra lagar så som till exempel bokförings- och skattelagstiftning. När det rättsliga åtagandet har upphört gallras uppgifterna.

Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling om

1. du ifrågasätter riktigheten av personuppgifter;

2. personuppgiftsbehandlingen är otillåten och du väljer begränsning av personuppgifter istället för radering;

3. personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de tidigare behandlats för men du behöver dessa för etablering eller, utövandet av eller försvar mot rättsliga krav; eller

4. du invänt mot behandling som stödjer sig på berättigat intresse.

En begränsning av personuppgiftsbehandling innebär att personuppgifterna fortsätter att lagras, men i övrigt inte behandlas vidare utan ditt samtycke.

Du har rätt att begära ut personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för de uppgifter som du själv lämnat till Omställningsfonden i de fall dessa uppgifter behandlats med anledning av ditt samtycke eller på grund av avtal. Vi kommer att göra vårt bästa för att gå sådana förfrågningar till mötes.

Om du har lämnat ditt samtycke till oss har du rätt att återkalla detta samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer den behandling som samtycket avsåg upphöra och personuppgifter som samlats in med stöd av ditt samtycke kommer att raderas under förutsättning att de inte behövs för annat ändamål som Omställningsfonden har rätt att behandla dina personuppgifter för.

Läs mer om GDPR på Datainspektionens hemsida.

Personuppgiftsansvarig är Omställningsfonden med organisationsnummer 802012-0963.
Vårt ombud är Johanna Eliasson, Omställningsfonden, 118 82 Stockholm.